Die besten KI-Tools für Hotels 2025. Einsatz, Erfahrungen und Rechtslage

Februar 2025

Die Hotellerie steht vor einer spannenden Transformation. Gäste erwarten heute nicht nur exzellenten Service, sondern auch innovative, effiziente und personalisierte Erlebnisse. Gleichzeitig kämpfen viele Hotels mit steigenden Betriebskosten, Personalmangel und der Herausforderung, sich von der Konkurrenz abzuheben. Wie die Transformation und Automatisierung von Prozessen mit künstlicher Intelligenz (KI) in der Praxis gelingen kann, haben wir in diesem Beitrag skizziert.

Als DEHOGA Bayern Kompetenzpartner beraten wir viele Hotels und Gaststätten im IT-Recht, Datenschutzrecht und zu allen Fragen rund um den Einsatz von Social Media und KI / künstliche Intelligenz. Sie möchten Ihre Mitarbeiter im Umgang mit KI-Tools schulen? Am besten in der Muttersprache Ihrer Mitarbeiter?! Haben Sie schon von den neuen Regeln der KI-Verordnung gehört? Sie möchten neue KI-Tools einsetzen und prüfen, ob rechtlich alles „sauber“ ist? Nehmen Sie jederzeit gerne Kontakt zu uns auf. DEHOGA Bayern Mitglieder erhalten immer ein kostenloses Vorgespräch und eine erste kostenlose Einschätzung per E-Mail.

Von intelligenten Chatbots über automatisierte Prozesse bis hin zu vorausschauender Wartung – KI bietet Hoteliers völlig neue Möglichkeiten, den Betrieb effizienter zu gestalten, die Gästezufriedenheit zu steigern und gleichzeitig das Personal gezielt zu entlasten. Doch wie genau kann KI in der Hotellerie eingesetzt werden? Welche Vorteile und Herausforderungen bringt sie mit sich?

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Hotels auf der ganzen Welt KI nutzen, um Gästewünsche besser zu erfüllen, betriebliche Abläufe zu optimieren und sogar Kosten zu senken. Lassen Sie sich inspirieren und entdecken Sie, wie auch Ihr Hotel von dieser digitalen Revolution profitieren kann!

Einsatz von KI im Hotel

Personalisierte Gästeerlebnisse

KI-Systeme können Gästepräferenzen analysieren und personalisierte Empfehlungen für Aktivitäten, Restaurants oder Zimmerausstattungen geben. Dies erhöht die Gästezufriedenheit und fördert Zusatzverkäufe.

Chatbots und virtuelle Assistenten

KI-gestützte Chatbots können rund um die Uhr Gästeanfragen beantworten, Reservierungen entgegennehmen und einfache Serviceanfragen bearbeiten. Dies entlastet das Personal und verbessert die Reaktionszeiten.

Buchungs- und Preismanagement

KI-Algorithmen können Echtzeit-Daten analysieren, um optimale Zimmerpreise festzulegen. Faktoren wie Nachfrage, Saisonalität und lokale Ereignisse werden berücksichtigt, um die Auslastung und den Umsatz zu maximieren.

Energiemanagement

Intelligente KI-Systeme können den Energieverbrauch in Hotelzimmern und öffentlichen Bereichen optimieren, indem sie Belegungsmuster, Wetterbedingungen und Gästepräferenzen berücksichtigen.

Predictive Maintenance

KI kann potenzielle Probleme bei Hotelausstattungen und -anlagen vorhersagen, bevor sie auftreten. Dies ermöglicht proaktive Wartung und reduziert Ausfallzeiten.

10 KI-Tools für Hotels, die man kennen sollte (Q1/2025)

Hier ist eine Liste mit 10 interessanten KI-Tools für Hotels, einschließlich HeyGen und ElevenLabs:

  1. MARA ist eine KI-Lösung, die Hotels hilft, innerhalb von Sekunden auf Gästebewertungen zu reagieren. Durch intelligente Analyse generiert MARA individuelle, professionelle und einfühlsame Antworten, die den Ton und die Anliegen des Gastes berücksichtigen. Dies spart Zeit, verbessert das Gästeerlebnis und stärkt die Online-Reputation des Hotels. Ideal für eine effiziente und professionelle Bewertungsverwaltung im digitalen Zeitalter. MARA wird von einem deutschen Unternehmen betrieben, was aus datenschutzrechtlicher Sicht viele Vorteile hat. Mehr über MARA erfahren.
  2. CodeDesignAI: CodeDesign.AI revolutioniert die Websitegestaltung für Hotels durch den Einsatz künstlicher Intelligenz. Die Plattform ermöglicht es Nutzern ohne Programmierkenntnisse, professionelle Websites mit branchenspezifischen Vorlagen zu erstellen. Dank intuitiver Drag-and-Drop-Funktionen und responsiver Designs sind die Ergebnisse auf allen Geräten optimal darstellbar. Die nahtlose Integration von Buchungssystemen und virtuellen Rundgängen verbessert das Nutzererlebnis erheblich. Mit KI-gestützter SEO-Optimierung und Textgenerierung sowie integrierten A/B-Testing-Funktionen bietet CodeDesign.AI Hotels eine effiziente Lösung für eine starke Online-Präsenz. Auch ohne Programmierkenntnisse lässt sich hier innerhalb von einer Minute ein guter Entwurf einer Website erstellen. Wer nun noch eigene Bilder hochlädt und die Links intern und extern anpasst, hat innerhalb von einem 1 Tag eine grandiose Landingpage. Testen Sie CodeAI hier.
  3. Asksuite: Ein KI-gesteuerter Chatbot und Buchungsassistent, der direkte Reservierungen und Gästekommunikation verbessert. Asksuite automatisiert Gästeanfragen und Buchungsunterstützung rund um die Uhr. Das Tool bietet mehrsprachigen Support für internationale Gäste und integriert sich direkt in das Property Management System des Hotels. Es hat nachweislich die Konversionsraten für Direktbuchungen erhöht und spart dem Personal Zeit durch die Automatisierung von Antworten auf häufig gestellte Fragen.
  4. DialogShift: Ein KI-Hotel-Betriebssystem, das sich in bestehende Buchungssysteme integriert und den gesamten Buchungsprozess automatisiert. DialogShift nutzt künstliche Intelligenz, um Gästeanfragen zu beantworten, Reservierungen zu verwalten und personalisierte Empfehlungen zu geben. Das Tool verbessert die Effizienz des Frontdesk-Personals und steigert die Gästezufriedenheit durch schnelle und präzise Antworten. DialogShift wird in Deutschland betrieben, was viele rechtliche Vorteile bietet.
  5. Zapier ist ein vielseitiges Prozessautomatisierungs-Workflow-Tool, das es Teams ermöglicht, Apps und Dienste, einschließlich KI-Tools, zu verbinden. Mit AI by Zapier können Unternehmen intelligente Aufgaben- und Textverarbeitung durchführen, Daten und Text aus Freitext analysieren und als intelligenter Nachrichtenrouter fungieren. Zapier ermöglicht es Teams, Browse AI mit vielen verschiedenen Apps wie OpenAI, Shopify, Airtable und Google Sheets zu verbinden. Die kollaborative Benutzeroberfläche ist darauf ausgelegt, Marketing-, Geschäfts- und Technikteams bei der gemeinsamen Verwaltung von Workflows zu unterstützen. Zapier eignet sich für Teams jeder Größe, die Tools integrieren müssen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Aufgaben zu automatisieren – und das alles ohne Programmierung. Ein Beispiel für den Einsatz von Zapier könnte ein E-Commerce-Unternehmen sein, das automatisch Kundendaten aus seinem Onlineshop in ein CRM-System überträgt und gleichzeitig personalisierte E-Mail-Kampagnen basierend auf dem Kaufverhalten auslöst.
  6. ChatGPT-4o: Der Klassiker unter den KI-Tools ist die neueste Version von OpenAIs KI-Modell und bietet erhebliche Verbesserungen für den Einsatz in der Hotellerie. Es verarbeitet nicht nur Text, sondern auch Bilder, Audio und Video, was Anwendungen wie visuelle Zimmerinspektionen, Schadensbeurteilungen und Marketingmaterial-Erstellung ermöglicht. Dank verbesserter Mehrsprachigkeit erleichtert es die internationale Gästekommunikation und globale Marketingkampagnen. Mit Echtzeit-Reaktionszeiten optimiert es den 24/7-Kundenservice und Buchungsprozesse. Das erweiterte Kontextverständnis sorgt für personalisierte Gästebetreuung und effiziente Problemlösungen. Durch kontinuierliches Lernen passt sich ChatGPT-4o an spezifische Hotelbedürfnisse an und steigert sowohl die Gästezufriedenheit als auch die betriebliche Effizienz.
  7. HiJiffy: Ein KI-gesteuerter virtueller Concierge, der die Gästekommunikation verbessert. HiJiffy automatisiert Check-in- und Check-out-Prozesse, beantwortet Gästeanfragen sofort und bietet KI-gestützte Upselling-Tools. Das System reduziert die Arbeitsbelastung des Frontdesk-Personals und steigert gleichzeitig die Gästezufriedenheit durch sofortige Antworten und personalisierte Empfehlungen.
  8. Visito: Eine KI-gesteuerte Plattform zur Optimierung der Gästekommunikation. Visito automatisiert über 97% der Gästenachrichten und reduziert die Supportkosten um bis zu 90%. Das Tool integriert sich mit Plattformen wie WhatsApp, Instagram und Messenger, um direkte Buchungen zu erhöhen und intelligente Follow-ups zu senden. Visito nutzt fortschrittliche KI-Technologien wie OpenAI ChatGPT und Google Gemini, um Gästeerlebnisse zu verbessern und positive Bewertungen zu steigern.
  9. HeyGen: Ein KI-Video-Generator, der es Hotels ermöglicht, professionelle Videos ohne Kamera oder Crew zu erstellen. HeyGen bietet über 100 KI-Avatare, 300+ Stimmen und zahlreiche Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle im Hotelmarketing. Das Tool ermöglicht die einfache Erstellung und Übersetzung von Videos in 175 Sprachen, was besonders nützlich für internationale Hotelketten ist. HeyGen’s KI-Schreibassistent beschleunigt den Prozess der Videoproduktion und ermöglicht es Hotels, schnell und kostengünstig ansprechende Marketinginhalte zu erstellen. HeyGen ist ein großartiges Tool, um die Erstellung von Schulungs- oder Promotionsvideos zu vereinfachen. Unsere Kanzlei Maisch.law Rechtsanwälte setzt HeyGen zusammen mit ElevenLabs in zahlreichen Fallgestaltungen täglich ein.
  10. ElevenLabs: Ein fortschrittlicher KI-Sprachgenerator, der für die Erstellung hochwertiger Sprachausgaben in verschiedenen Stimmen, Stilen und Sprachen genutzt werden kann. ElevenLabs eignet sich hervorragend für Hotels, um mehrsprachige Audioguides, personalisierte Willkommensnachrichten oder interaktive Concierge-Dienste zu erstellen. Das Tool bietet menschenähnliche Intonation und Betonung mit außergewöhnlicher Genauigkeit, was die Gästeerfahrung erheblich verbessern kann. ElevenLabs ermöglicht es Hotels auch, ihre Dienstleistungen durch KI-gestützte Sprachassistenten zu erweitern, die rund um die Uhr verfügbar sind und in mehreren Sprachen kommunizieren können.

Haben Sie Fragen zum Einsatz von Software oder künstlicher Intelligenz (KI) in der Hotellie? Nehmen Sie jederzeit gerne Kontakt zu uns auf, um rechtliche Fragen rund um den KI-Einsatz zu besprechen. Für DEHOGA Bayern Mitglieder haben wir eine kostenlose Erstberatung nach Online-Terminvereinbarung eingerichtet.

Reduzierung des Personalmangels durch KI-Einsatz

Der Einsatz von KI in Hotels bietet großes Potenzial zur Reduzierung des Personalmangels, einem der drängendsten Probleme in der Hotellerie. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben und die Optimierung von Prozessen kann KI den Personalbedarf in verschiedenen Bereichen senken:

  1. Rezeption: KI-gestützte Check-in/Check-out-Systeme und virtuelle Concierges können einen Großteil der Standardanfragen bearbeiten, sodass weniger Personal für diese Aufgaben benötigt wird.
  2. Housekeeping: Intelligente Planungssysteme optimieren die Reinigungsabläufe und reduzieren den Personalbedarf, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
  3. F&B-Bereich: Automatisierte Bestellsysteme und KI-gestützte Küchenprozesse können den Personalbedarf in Restaurants und Bars reduzieren.
  4. Back-Office: KI-Systeme können administrative Aufgaben wie Buchhaltung, Berichtswesen und Personalverwaltung teilweise automatisieren.
  5. Wartung und Instandhaltung: Predictive Maintenance-Systeme ermöglichen eine effizientere Planung von Wartungsarbeiten und reduzieren den Bedarf an ständig verfügbarem Wartungspersonal.

Durch den strategischen Einsatz von KI können Hotels nicht nur den Personalmangel abmildern, sondern auch die Effizienz steigern und die Servicequalität verbessern. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass KI nicht als Ersatz für menschliches Personal gesehen werden sollte, sondern als Unterstützung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf wertschöpfende und gästezentrierte Aufgaben zu konzentrieren.

Wie setzt man KI rechtskonform im Hotel ein?

Einhaltung des Datenschutzrechts (DSGVO / BDSG)

  • Die Grundsätze der DSGVO wie Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Transparenz und Datenminimierung müssen durchgängig beachtet werden.
  • Es muss eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch KI-Systeme vorliegen, z.B. Einwilligung oder berechtigtes Interesse.
  • Die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO müssen erfüllt werden, einschließlich Informationen über die involvierte Logik des KI-Systems.
  • Handelt es sich um KI-Tools von ausländischen Betreibern? Hier ist eine Vielzahl an rechtlicher Anforderungen zu beachten. Gerne beraten wir Sie zur Rechtslage, damit Sie KI rechtmäßig verwenden können.

Datenschutz-Folgenabschätzung

  • Für den Einsatz von KI zur Verarbeitung personenbezogener Daten ist in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO zwingend durchzuführen. Gerne nehmen wir Ihnen diesen Papiertiger ab.

Auftragsverarbeitung

  • Bei der Nutzung externer KI-Dienste muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden.
  • Bei Datentransfers ins Ausland ist u.a. an Standardvertragsklauseln und weitere Regelungen zu denken. An dieser Stelle sollten Sie sich dringend beraten lassen.
  • Der KI-Anbieter ist als Auftragsverarbeiter zu betrachten, das Hotel bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Technische und organisatorische Maßnahmen bei KI-Tools

  • Es müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen implementiert werden, um die Sicherheit der Datenverarbeitung zu gewährleisten.
  • Hotels, die KI-Tools einsetzen, müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten den Vorgaben der DSGVO entspricht. Dazu gehört die Implementierung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen, um den Datenschutz zu gewährleisten. Technisch sollten Daten durch Verschlüsselung geschützt, Zugriffsrechte strikt kontrolliert und regelmäßige Sicherheitsupdates durchgeführt werden. Zudem sind Firewalls und Notfallpläne erforderlich, um Cyberangriffe und Datenverluste zu verhindern. Organisatorisch ist es essenziell, dass das Personal im Umgang mit Datenschutz und KI-Systemen geschult wird, um Risiken wie Phishing oder unbefugten Datenzugriff zu minimieren.
  • Bevor ein KI-Tool eingeführt wird, sollte eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden, um potenzielle Risiken zu identifizieren und geeignete Schutzmaßnahmen zu treffen. Hotels müssen außerdem sicherstellen, dass Verträge mit KI-Anbietern klare Datenschutzregelungen enthalten, insbesondere durch Auftragsverarbeitungsverträge, die den sicheren Umgang mit Gästedaten regeln. Zudem ist ein klares Löschkonzept notwendig, damit personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist.
  • Eine transparente Kommunikation mit den Gästen ist ebenfalls entscheidend. Sie müssen klar darüber informiert werden, welche Daten durch KI-Systeme verarbeitet werden und zu welchem Zweck. Falls KI-Tools für personalisierte Angebote oder Marketingmaßnahmen eingesetzt werden, muss eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt werden. Indem Hotels diese Maßnahmen konsequent umsetzen, können sie nicht nur Datenschutzverstöße und Strafen vermeiden, sondern auch das Vertrauen der Gäste in moderne Technologien stärken.

Arbeitsrechtliche Aspekte

  • Der Einsatz von KI-Tools sollte mit den IT-Richtlinien der Arbeitsverträge abgestimmt sein. Teilweise werden zahlreiche personenbezogene Daten auch von Arbeitnehmern durch KI-Tools verarbeitet. Wie die KI-Tools eingesetzt werden sollen, sollte seitens des Arbeitgebers im Rahmen einer Richtlinie oder Weisung, die zu dokumentieren ist, festgelegt werden. Darin sollten z.B. nur bestimmte Software mit künstlicher Intelligenz erlaubt werden. DeepSeek, was derzeit in aller Munde ist, sollte nicht gestattet werden.
  • Schulungen und Richtlinien

    • Mitarbeiter müssen im Umgang mit KI-Systemen geschult werden. Maisch.law schult Ihre Mitarbeiter in deren Muttersprachen!
    • Es sollten klare Richtlinien für die Nutzung von KI-Tools durch Mitarbeiter erstellt werden.

    Transparenz und Erklärbarkeit

    • KI-Systeme sollten so gestaltet sein, dass ihre Entscheidungen nachvollziehbar und erklärbar sind, insbesondere wenn sie Auswirkungen auf Gäste oder Mitarbeiter haben7.

    Haftungsfragen

    • Es muss geklärt werden, wer für Fehler oder Schäden haftet, die durch den Einsatz von KI-Systemen entstehen5.
    • Die Implementierung von Monitoring-Systemen und der Abschluss von Versicherungen sollten in Betracht gezogen werden.

    Urheberrechtliche Aspekte

    • Bei der Nutzung von KI-generiertem Content (z.B. für Marketing) müssen urheberrechtliche Fragen geklärt werden5.

    Compliance mit der KI-Verordnung (AI Act)

    • Ab dem 2. Februar 2025 gelten erste Regeln der EU-KI-Verordnung. Hotels sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen, insbesondere wenn KI-Systeme als Hochrisiko-Anwendungen eingestuft werden könnten.

    Praktische Umsetzung von KI in der Hotellerie

    Um diese rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, sollten Hotels folgende Schritte unternehmen:

    1. Durchführung einer umfassenden Datenschutz-Folgenabschätzung vor der Implementierung von KI-Tools.
    2. Erstellung eines detaillierten Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, das die KI-Anwendungen einschließt.
    3. Überprüfung und Anpassung der Datenschutzerklärung und internen Datenschutzrichtlinien.
    4. Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen mit KI-Dienstleistern.
    5. Implementierung von Prozessen zur Wahrung der Betroffenenrechte.
    6. Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter zum datenschutzkonformen Umgang mit KI-Tools.
    7. Einrichtung eines Monitoring-Systems zur kontinuierlichen Überprüfung der Compliance.

    Durch die sorgfältige Beachtung dieser rechtlichen Aspekte können Hotels die Vorteile von KI-Tools nutzen und gleichzeitig Compliance-Risiken minimieren. Es empfiehlt sich, bei der Implementierung von KI-Systemen rechtliche Expertise hinzuzuziehen, um alle relevanten Aspekte adäquat zu berücksichtigen.

    Fazit: KI im Hotel ist der Game Changer

    Unsere Kanzlei Maisch.law Rechtsanwälte ist stolz darauf, DEHOGA Bayern Kompetenzpartner zu sein. Mit großer Freude beraten wir viele Hotels und Gaststätten im IT-Recht, Datenschutzrecht und zu allen Fragen rund um den Einsatz von Social Media und KI / künstliche Intelligenz. Sie möchten Ihre Mitarbeiter im Umgang mit KI-Tools schulen? Haben Sie schon von den neuen Regeln der KI-Verordnung gehört? Sie möchten neue KI-Tools einsetzen und prüfen, ob rechtlich alles „sauber“ ist? Nehmen Sie jederzeit gerne Kontakt zu uns auf. DEHOGA Bayern Mitglieder erhalten immer ein kostenloses Vorgespräch und eine erste kostenlose Einschätzung per E-Mail.

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